W tym odcinku zaczniemy zajmować automatyzacją, digitalizacją i tematami pokrewnymi, a które wiążą się z wdrażaniem różnych technologii IT/ICT w organizacjach.

Transkrypcja odcinka

Cześć, nazywam się Krzysztof Rychlicki-Kicior i witam cię serdecznie w podcaście „Software z każdej strony”, w którym dowiesz się, jak łączą się ze sobą świat biznesu i IT.

W tym odcinku zajmiemy się, a w zasadzie, no tak naprawdę zaczniemy zajmować się automatyzacją, digitalizacją i różnymi tematami pokrewnymi, które wiążą się z wdrażaniem różnych technologii, zarówno z sektora IT i jak i ICT w organizacjach. Podkreślam tutaj słowo zaczniemy. Temat ten jest na tyle szeroki, że dzisiaj omówimy sobie pewne fundamenty do dalszych rozważań. W przyszłości na pewno sobie rozwiniemy. Chciałbym też zaprosić do rozmowy osoby, które będą mogły również podzielić się ciekawymi obserwacjami w swoim zakresie. W dotychczasowych odcinkach podcastu, a nie było ich znowu aż tak dużo, z pewnością dało się zauważyć, że zanim zagłębię się w jakiś temat, bardzo lubię dobrze zdefiniować problem, zdefiniować słownictwo, nazewnictwo. Podejście to może wydawać się trochę, no takie akademickie, natomiast w gruncie rzeczy w szybko zmieniającym się świecie i zwłaszcza w szybko zmieniającej się rzeczywistości IT, wspólne i zrozumiałe dla wszystkich słownictwo to tak naprawdę absolutny fundament. Absolutna podstawa. Powiem więcej, brak zrozumienia i brak takiego wspólnego nazewnictwa to tak naprawdę kolejna przyczyna, dla której projekty informatyczne, może nie muszą upaść od razu, ale mogą napotkać na spore trudności. Tutaj chyba po raz pierwszy mam możliwość odwołania się do wcześniejszego odcinka. Zapraszam do odcinka numer 5 podcastu, w którym dowiesz się więcej właśnie na temat przyczyn porażek projektów informatycznych.

No dobrze, przejdźmy więc do moich ukochanych definicji. Choć dwa tytułowe pojęcia są ze sobą zdecydowanie powiązane. Tutaj nie ma co do tego wątpliwości. To nie należy ich w żadnym razie ze sobą utożsamiać. Można powiedzieć, że każde żyje jakby swoim życiem. Gdybyśmy chcieli skorzystać z diagramu Venna, to jest chyba ten moment, w którym żałuję, że nie ma powiedzmy jakiegoś nagrania wideo czy prezentacji. Może w przyszłości. To mielibyśmy do czynienia z sytuacją, w której mamy dwa okręgi. Jeden reprezentuję automatyzację, drugi digitalizację i dochodzi do wytworzenia się takiej sporej części wspólnej, jak to w diagramach Venna i faktycznie ta część wspólna byłaby, bardzo możliwe, że nawet większością, dotyczyłaby większości tych okręgów, natomiast nie nachodziły by te okręgi na siebie całkowicie. Zaznaczę tutaj, że choć jestem naukowcem i takim człowiekiem nauki, można powiedzieć, to zdecydowanie nie podchodźmy dogmatycznie do tych definicji. Nie chcę tutaj się spierać o takie bardzo precyzyjne, formalne znaczenie. Chodzi zdecydowanie o znaczenie praktyczne, zwłaszcza w kontekście branży IT. Pod pojęciem automatyzacji będziemy rozumieć po prostu zastępowanie pracy ludzkiej, czy to umysłowej, czy też fizycznej przez działanie różnych maszyn. I to pojęcie, no nie da się ukryć, jest niezwykle szerokie, bo ono obejmuje różne działania, nie tylko z zakresu informatyki, ale także robotyki, elektroniki, automatyki. I tutaj ważna kwestia, automatyka to nie to samo, co automatyzacja. No bo automatyka to tak naprawdę dziedzina zajmująca się głównie sterowaniem różnego rodzaju układami, maszynami, procesami. Automatyzacja, no można powiedzieć, że jest pewnym takim pojęciem szerszym. Oczywiście te dwa pojęcia się wiążą, ale nie są tożsame. Natomiast oczywiście w kontekście automatyzacji, informatyka również zajmuje poczesne miejsce.

W przypadku narzędzi informatycznych, narzędzi z branży IT, mówimy oczywiście zdecydowanie częściej o automatyzacji związanej z pracą umysłową. Automatyzacja pracy fizycznej wymaga bowiem obecności z reguły jakichś dodatkowych maszyn, robotów, urządzeń. I choć obecność składników, komponentów informatycznych, jakiś programów, aplikacji, czy nawet bardziej rozbudowanych systemów nie jest oczywiście wykluczona, to są to rozwiązania wykraczające poza nasz obszar analizy, przynajmniej póki co. Na pewno takim popularnym przykładem automatyzacji jest taka gałąź nazywająca się niczym dość znany kraj - RPA. Czyli Robotic Process Automation, w której specjalnie przygotowane programy komputerowe wykonują te same operacje co człowiek. Program symuluje bowiem kliknięcia myszy, czy też tekst wprowadzony z klawiatury w sposób taki, jak byłby wprowadzony przez człowieka. Dużym plusem takich rozwiązań jest możliwość zastosowania ich do istniejących rozwiązań IT. Nie trzeba w żaden sposób w te rozwiązania ingerować, natomiast wadą, jednocześnie można powiedzieć, jest spora zależność od tego, jak ten interfejs wygląda. Tutaj oczywiście sporo zależy od zastosowanej technologii. Czy mówimy o takiej robotyzacji aplikacji webowej, czy takiej klasycznej desktopowej, uruchamianej w systemie operacyjnym. Natomiast jest istotne ryzyko, że w przypadku zmiany interfejsu, w zależności jak taka aplikacja RPA jest napisana, może dojść konieczność pewnych modyfikacji. Natomiast z pewnością takie rozwiązania pozwalają na uzyskanie sporych korzyści czasowych.

Teraz możemy przejść do drugiego pojęcia, czyli digitalizacji. Przez digitalizację będziemy rozumieć przekształcenie pewnego procesu czy też grupy procesów, na postać cyfrową. Najprostszy przykład wzięty prosto z życia, choćby opłacenie rachunków. Kiedyś dość popularną metodą było opłacanie wszelkiego rodzaju rachunków na podstawie takich druczków na poczcie. Teraz zarówno taniej, jak i szybciej, wydaje mi się jest, po prostu skorzystać z własnej bankowości elektronicznej i wysłać przelewy, czy też nawet utworzyć jakieś zlecenia stałe. I w ten sposób, taki proces przechodzi na postać cyfrową. Tu warto dodać, że paradoksalnie to idąc na pocztę, my też zapewne korzystamy z procesu w formie zdigitalizowanej i tylko to pracownik poczty wprowadza dane do systemu. No niemniej z naszego punktu widzenia podchodzimy do okienka, przekazujemy informacje na druczku, przekazujemy pieniądze, no nie jest to w żadnym razie z naszej strony proces cyfrowy.

Skoro już ten odcinek jest związany z definicjami, to nie mogę pominąć takiej dość istotnej sprawy, zwłaszcza jeżeli chciałbyś/chciałabyś ten temat zgłębić nieco szerzej w języku angielskim. Warto tutaj wprowadzić dość istotne rozróżnienie. W języku angielskim wyróżniamy pojęcie digitization, a także digitalization. I to jest o tyle ciekawe, że w języku polskim raczej na oba te słowa mówi się digitalizacja, co prowadzi do pewnych nieporozumień. Digitization, czyli to krótsze słowo, to proces przekształcania informacji na postać cyfrową. Chociażby mamy zdjęcie wykonane tradycyjnym aparatem i chcemy je zeskanować, czy po prostu zrobić zdjęcie zdjęcia aparatem cyfrowym, bądź też zwykłą kamerą w smartfonie. Wtedy wykonujemy de facto proces tworzenia takiej cyfrowej kopii. Zamieniamy dane w postaci analogowej na dane cyfrowe. Z tym pojęciem właśnie, czyli digitization, raczej nie używa się go aż tak często w kontekście biznesowym. Z kolei to drugie pojęcie dłuższe, czyli digitalization, docelowo tak rozróżniam, jest pojęciem w sumie pokrewnym, no bo też chodzi o to, aby pewne można by tak powiedzieć procesy ze świata analogowego przenieść do cyfrowego, ale ono jest zdecydowanie szersze. Dotyczy procesów, kompleksowych zachowań, całych projektów, a nie tylko takiego procesu, powiedziałbym formalnego, matematycznego, niemalże, czy też naukowego. Warto tutaj, w tym momencie wspomnieć jeszcze o jednym pojęciu, już może nie aż tak bardzo podobnie brzmiącym, ale istotnym, czyli o z kolei cyfrowej transformacji, czyli digital transformation. Natomiast tutaj wspominam dla porządku, bo to jest tak naprawdę pojęcie najszersze, które wykracza poza projekt, wykracza poza jakieś nawet bardzo duże działanie, ale jedno, to jest proces przekształcania całej organizacji. I tutaj nie da się ukryć, w jego ramach oczywiście dochodzi do automatyzacji i często to digitalizacji, natomiast to jest tak naprawdę strategiczne działanie wpływające na zarówno operacyjne, jak i taktyczne, jak i strategiczne działania całej organizacji.

Na ten moment w naszym podcaście skupimy się na digitalizacji, ponieważ można powiedzieć, że cyfrowa transformacja jest tematem znacznie szerszym. No w zasadzie można powiedzieć też, że rozmawiając o digitalizacji i automatyzacji, to my też poruszamy de facto temat cyfrowej transformacji, tylko w węższym aspekcie. I tutaj chciałbym podkreślić, że oba procesy, czyli i digitalizacja i automatyzacja, dają świetny efekt w połączeniu, ponieważ z jednej strony proces poddany automatyzacji zaoszczędza czasu pracowników, jednocześnie z dużym prawdopodobieństwem zmniejsza ryzyko błędu. A z drugiej strony, proces ucyfrowiony, zdigitalizowany daje nam bardzo łatwą możliwość dalszego przetwarzania informacji za pomocą narzędzi cyfrowych. Powracając do przykładu ze skanem zdjęcia, jak już raz analogowe zdjęcie sobie zeskanujemy, to możemy przecież wysłać je pocztą, wrzucić je na Dropbox, Google Drive, możemy udostępnić je przez Slacka, wrzucić na Facebooka i to wszystko staje się już niezwykle proste. Jako że dzisiejszy odcinek ma charakter wprowadzający, nie będziemy wchodzić w dość takie złożone szczegóły techniczne, chciałbym tutaj wspomnieć o jeszcze jednej, ogólnej, ale bardzo ważnej kwestii. Automatyzacja zawsze, od już w zasadzie wielu stuleci, bo tak naprawdę od czasów pierwszej rewolucji przemysłowej, a obecnie mówi się, że mamy czwartą, budzi pewne obawy związane oczywiście z tym, że pracownicy w organizacji, w której taką automatyzację, czy też w tym momencie digitalizację się przeprowadzi, że pracownicy po prostu stracą pracę. Uważam, że nie jest to kompletnie bezpodstawne, bo takie ryzyko faktycznie może się pojawić, ale jednocześnie samemu będąc przedsiębiorcą, a co ważniejsze pracodawcą. A te pojęcia oczywiście pokrewne, ale między nimi jest jednak pewna różnica. Będąc tym pracodawcą, uważam, że trzeba na ten proces, na tą sytuację spojrzeć inaczej. Nie ma wielu ról, wielu zawodów, które można zautomatyzować w całości. Automatyzacja w większości przypadków faktycznie ogranicza czas pracy pracowników, no bo w końcu taki jest jej sens. Ale z reguły jest to po prostu pewien procent czasu pracy poświęcanego na określone zadanie. Dobrym wynikiem jest kilkadziesiąt procent, nawet małe, to jest już taka wartość, o którą warto powalczyć. I tutaj warto zauważyć, że ten czas, kiedy się go odzyska, pracownicy mogą wykorzystać na inne zadania, których już automatyzować się nie da. Jeżeli na przykład pracownik poświęca czas na kontakt z klientem i ma do tego celu narzędzie. To dzięki skróceniu czasu pracy, który jest używany właśnie na dogranie takich spraw po przeprowadzonej rozmowie, można doprowadzić do sytuacji, w której pracownik będzie mniej czasu spędzał na te dodatkowe zadania. Na przykład przesłanie dodatkowych plików, informacji, podsumowanie spotkania. Ale dzięki temu będzie w stanie po prostu obsłużyć większą liczbę klientów, przeprowadzić większą liczbę rozmów, co przełoży się na wyższą wydajność.

Byłem kiedyś świadkiem sytuacji, jak na jednej z uczelni mi znanych, brakowało w systemie funkcji do liczenia średniej ocen ze studiów. I te średnie były liczone po prostu na kalkulatorze. Szkoda czasu pracowników administracyjnych, aby takie zadania robili, skoro jest najprostsza funkcja w systemie, do zaimplementowania, średnia z jakiejś listy oceny w bazie danych. No i to było ewidentnie czas po prostu zmarnowany, pomijając już fakt, że pracownicy nie mieli czasu na inne zadania, byli niezwykle sfrustrowani tym faktem. Oczywiście może zdarzyć się, że niektóre specyficzne zawody odejdą do lamusa. No bo choćby pokłosiem tych rewolucji przemysłowych jest to, że pewne prace po prostu zanikały. Pamiętam jak kiedyś na jednym z festiwali w Łodzi, w którym uczestniczyłem, opowiadała pani zawijająca cukierki w opakowania. Teraz przypuszczam, że takie zadanie jest zautomatyzowane przez właśnie maszyny, przez jakiejś roboty. Natomiast najważniejsze jest to, aby osoby, które no mimo wszystko mogą stracić pracę, w wyniku jakichś automatyzacji, uzyskały po prostu sensowne szanse, sensowne możliwości w zakresie przekwalifikowania się do jakichś nowych zadań. tutaj nie da się ukryć, że wychodzi moja edukacyjna strona. Ta też troszkę akademicka, trochę edukacyjna. Ważne jest też również pod kątem szkolenia pracowników, aby szkolić ich do nie konkretnych zadań, nie tylko oczywiście do konkretnych zadań, nie tylko do konkretnych technologii, ale także do samego podejścia, aby szkolić pod kątem podejścia, które zakłada ciągły rozwój, ciągłe doskonalenie się. To nie jest tak, że opuszczając mury czy to uczelni, czy nawet szkoły średniej, przestajemy się uczyć. Wręcz przeciwnie. Moim zdaniem prawdziwa nauka dopiero wtedy się zaczyna.

Zrobiło się trochę filozoficznie na koniec odcinka, ale no stety niestety tak już mam, że często zaczynając rozmowę jako prezes, nawet z klientem, wtrącam jakieś kwestie związane chociażby właśnie z edukacją wyższą, z moją rolą jako dziekana i wykładowcy. Tak już po prostu mam. Natomiast wydaje mi się, że właśnie z punktu widzenia automatyzacji i digitalizacji trzeba mieć na względzie aspekt ludzki. Bo koniec końców, oprogramowanie, które jest tworzone, ma pomagać nam wszystkim. Nawet jeżeli jest tworzone dla jakiejś konkretnej firmy, dla klienta, to ono ma się koniec końców przysłużyć ludziom.

Ten krótki odcinek to zaledwie wstęp i w kolejnych częściach tego cyklu będziemy analizować poszczególne etapy wdrażania różnych automatyzacji i digitalizacji w organizacjach. Od analizy potrzeb i często takich powiedzmy studiów wykonalności danego rozwiązania przez implementację, a skończywszy na późniejszym wsparciu i rozwoju takich wdrożonych narzędzi. Dodam tylko, że te kolejne części będą dla zachowania takiej rozmaitości treści pojawiać się co jakiś czas, co kilka odcinków. Natomiast jest to temat zdecydowanie, który będzie kontynuowany. Zachęcam oczywiście do subskrypcji i do śledzenia mediów społecznościowych. Staramy się tam działać. Jest to też całkiem ciekawe nowe doświadczenie dla mnie. A na ten moment pozostaje mi się jedynie pożegnać z tobą, drogi słuchaczu/słuchaczko.

Dzięki za wysłuchanie tego odcinka i do usłyszenia za dwa tygodnie. Cześć.